Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO

Zwischen dem SoVx Kunden (Verantwortlicher) und der SoftVer GmbH (Auftragsverarbeiter), Sonneck
18, 63762 Großostheim wird nachfolgender Vertrag geschlossen.

Präambel

Zwischen dem Verantwortlichen und dem Auftragsverarbeiter besteht ein Vertrag über die Nutzung
des in Ziffer 1 der AGBs näher bezeichneten Softwaremoduls SoVx (im Weiteren Lizenzvereinbarung)
des Auftragsverarbeiters durch den Verantwortlichen. Der Auftragsverarbeiter unterstützt den
Verantwortlichen bei der Umsetzung eigener Geschäftszwecke im Zusammenhang mit dem
Dienstleistungsvertrag – eine Übertragung von ‚Funktionen‘ ist ausdrücklich nicht beabsichtigt.

1. Gegenstand und Dauer des Auftrags

1.1. Gegenstand des Auftrags

In der Absicherungsversion für Arbeitgeber geht es um die Möglichkeit das ein Verantwortlicher
Absicherungsprodukte für seine Angestellten bestellen kann. Absicherungsprodukte sind bei der
SoftVer GmbH Versicherungsprodukte eines Versicherers. Der Arbeitgeber ist dabei der
Versicherungsnehmer und der/die Mitarbeiter*in des Arbeitgebers die versicherte Person.

In der Firmenversion für Arbeitgeber gibt es zusätzlich zu den Features der Absicherungsversion die
Möglichkeit die eigene Firma zu analysieren und zu verwalten. Hierzu kann der Verantwortliche
Gehaltsabrechnungen anlegen und diese mit optionalen Lohnarten wie z.B. Restaurantschecks neu
gestalten. Diese Lohnarten kann der Verantwortliche auch kostenpflichtig über das Portal pro
Mitarbeiter hinzubuchen, so dass der Auftragsverarbeiter diese im Anschluss verwaltet.
Auch ermöglicht diese Version die optionale Angebotserstellung und Verwaltung von
pauschaldotierten Unterstützungskassen.
In der Firmenversion hat der Verantwortliche die Möglichkeit für seine Mitarbeiter*innen einen
Zugang für das Portal anzulegen und zu vergeben. In diesem Fall werden auch die Mitarbeiter
Verantwortliche.

In der Vertriebsversion kann der Verantwortliche mehrere Firmen anlegen und diese analysieren.
Nachdem einer dieser Firmen sich für eine Firmenversion registriert hat, kann der Verantwortliche
auch als Berater bzw. Betreuer für diese Firma tätig sein und verschiedene Tätigkeiten wie z.B.
Dokumentenaustausch im Zusammenspiel mit dieser Firma und deren Mitarbeiter*innen im Portal
pflegen.

Bei der Firmen- und Vertriebsversion ist es möglich Dateien hochzuladen und in der Dreiecksbeziehung
Vertriebsfirma, Firmenkunde und deren Angestellten zu teilen. Dabei trägt der Verantwortliche die
volle Verantwortung für die hochgeladenen Dateien, deren Inhalt vom Auftragsverarbeiter nicht
geprüft wird.

Neben der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von Daten im Auftrag als Hauptzweck werden u.a.
personenbezogene Daten im Rahmen der Personalverwaltung sowie für sonstige Zwecke (z. B. Hilfe
und Support, Analyse und Verbesserung des Dienstleistungsangebots, Marktanalysen und
Marketingmaßnahmen) erhoben, verarbeitet oder genutzt.

Der Gegenstand dieses Auftrags ergibt sich im Übrigen aus der bestehenden Lizenzvereinbarung, auf
die hier verwiesen wird (im Weiteren „Lizenzvereinbarung“). Dabei handelt es sich um die

Verarbeitung personenbezogener Daten (im Weiteren „Daten“) durch den Auftragsverarbeiter für den
Verantwortlichen im Zusammenhang mit der Nutzung eines der folgenden Softwareversionen:
• Absicherungsversion
• Firmenversion mit Arbeitnehmer Zugangsmöglichkeiten
• Vertriebsversion

1.2. Dauer der Vereinbarung

Die Laufzeit dieses Vertrages entspricht der Laufzeit der Lizenzvereinbarung.

2. Konkretisierung des Auftragsverhältnisses

2.1. Art und Zweck der vorgesehenen Verarbeitung von Daten

Der Zweck des SoVx Produktes ist es, den Kunden von Absicherungs- Firmen- oder Vertriebsversionen
bei der Analyse ihrer Kostenstruktur auf der Basis von Gehaltsabrechnungen optimal zu unterstützen
und/oder eine Verwaltung Ihrer Firma bzw. deren Absicherungsprodukte komfortabel zu
gewährleisten. Hierbei erbringt der Auftragsverarbeiter insbesondere Leistungen der
Datenverarbeitung und der Telekommunikation sowie andere Dienstleistungen und Nebenleistungen.
Der Auftragsverarbeiter erhält dabei Zugriff auf die bei der Benutzung der in den
vertragsgegenständlichen Softwareversionen gespeicherten personenbezogenen Daten. Folgende
Datenkategorien können vom Verantwortlichen durch direkte Eingabe oder durch Hochladen in allen
SoVx Versionen verarbeitet werden:

• Angaben zu Vertrieben und Firmen (Firmendaten):
Stammdaten wie Name und Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Mobilfunknummer,
Bankverbindung, Bestelldaten, Rechnungsdaten, Daten zum Zahlungsverhalten, Steuerummer /
UST-ID Nr., Daten zum Zahlungsverhalten, Ansprechpartner.

• Angabe zu personenbezogene Nutzerdaten:
Anrede, Vorname, Name, Geburtstag, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer,
Mobilfunknummer, Bankverbindung, Sprachauswahl, Zeitstempel, Sicherheitsfrage für
Passwortverlust und IP-Adresse des letzten Logins, durchgeführte Aktionen (Audit Log).

• Angaben zu Arbeitnehmern / können auch Nutzer sein:
Anrede, Vorname, Name, Geburtstag, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer,
Mobilfunknummer, Personalnummer, Beruf, Firmen Eintrittsdatum, Telefonbeschreibung,
Autotyp, Autokennzeichen, Beratungs- und Entscheidungsinfos, Abrechungsdaten (Steuerklasse,
Kinderanzahl, Kirchensteuer, Bundesland, Rentenpflichtigkeit,
Arbeitlosenversicherungspflichtigkeit, Arbeitsmonatsstunden, Jahresfreibetrag, Einmalbezüge,
Krankenkasse Info mit Beitragssätzen bzw. Private Krankenversicherungsinfos (Beitrag ohne
Pflege, Pflegebeitrag, Arbeitgeber-Zuschuss), verschiedene Gehalts- und Abrechnungsangaben.
Firmenangaben, Sozialversicherungsangaben.

In der Firmen- und Vertriebsversion können Dateien mit kundenrelevanten Informationen
hochgeladen werden. Die Verantwortung für diese Inhalte trägt allein der Verantwortliche.
Insbesondere sind dort keine Dateien hochzuladen, die gegen die Lizenzvereinbarungen oder
geltendes Recht verstoßen.

Alle Kernfunktionen von SoVx werden ausschließlich in Deutschland entwickelt und auch in
Deutschland gehostet (Rechnungserstellung, Belegerfassung- und Verarbeitung, Lohnabrechnungen).

Innerhalb unseres Produktes SoVx (www.sovx.de) verwenden wir nur interne Cookies um die
Navigation des Nutzers so komfortabel wie möglich zu gestalten. Darüber hinaus gibt es ergänzende
Zusatzfunktionen wie z.B. E-Mail Versand der auch durch unseren Deutschen Hoster durchgeführt
wird.

Auf unserer öffentlichen Seite www.softver.de werden darüber hinaus verschiedene weitere
Analytische Tools benutzt um unser Marketing zu verbessern. Bei diesen Zusatzfunktionen werden bei
der auf durch den Verantwortlichen genehmigte Subunternehmen (siehe Anlage 2) zurückgegriffen,
die in Ausnahmefällen außerhalb der EU/EWR ihren Sitz haben.

Jede Verlagerung einer Datenverarbeitung in ein Drittland außerhalb der EU/EWR bedarf der
vorherigen Zustimmung des Verantwortlichen und darf nur erfolgen, wenn die besonderen
Voraussetzungen der Art. 44 ff. DS-GVO erfüllt sind. Das angemessene Schutzniveau in den USA wird
hergestellt durch Standarddatenschutzklauseln (Art. 46 Abs. 2 litt. c und d DS-GVO).

2.2. Kategorien betroffener Personen

Die Kategorien der durch die Verarbeitung betroffenen Personen umfassen:

• Ansprechpartner des Verantwortlichen

In der Firmenversion zusätzlich:

• Beschäftigte des Verantwortlichen gem. § 26 BDSG
• Personenbezogene Nutzer die durch den Verantwortlichen zur Mitarbeit in SoVx freigeschaltet
werden, z.B. der Steuerberater des Verantwortlichen oder die Angestellten im Unternehmen des
Verantwortlichen

In der Vertriebsversion zusätzlich:

• Kunden des Verantwortlichen
• Ansprechpartner bei Kunden des Verantwortlichen
• Beschäftigte bei Kunden des Verantwortlichen

3. Technische und organisatorische Maßnahmen

3.1.
Der Auftragsverarbeiter verpflichtet externe Rechenzentren sowie sonstige Unterauftragsverarbeiter,
die innerbetriebliche Organisation so zu gestalten, dass es den besonderen Anforderungen des
Datenschutzes gerecht wird. Insbesondere findet die Datenverarbeitung auf
Datenverarbeitungsanlagen statt, für die das Rechenzentrum oder der sonstige
Unterauftragsverarbeiter alle technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz
personenbezogener Daten getroffen hat.

3.2.
Der Auftragsverarbeiter hat die Sicherheit gem. Art. 28 Abs. 3 lit. c, 32 DS-GVO insbesondere in
Verbindung mit Art. 5 Abs. 1, Abs. 2 DS-GVO herzustellen. Insgesamt handelt es sich bei den zu
treffenden Maßnahmen um Maßnahmen der Datensicherheit und zur Gewährleistung eines dem
Risiko angemessenen Schutzniveaus hinsichtlich der Vertraulichkeit, der Integrität, der Verfügbarkeit
sowie der Belastbarkeit der Systeme. Dabei sind der Stand der Technik, die Implementierungskosten
und die Art, der Umfang und die Zwecke der Verarbeitung sowie die unterschiedliche

Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen
im Sinne von Art. 32 Abs. 1 DS-GVO zu berücksichtigen (Einzelheiten in Anlage 1).

3.3.
Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der
Weiterentwicklung. Insoweit ist es dem Auftragsverarbeiter gestattet, alternative adäquate
Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht
unterschritten werden. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren.

4. Berichtigung, Einschränkung und Löschung von Daten

4.1.
Der Auftragsverarbeiter darf die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nicht eigenmächtig,
sondern nur nach dokumentierter Weisung des Verantwortlichen berichtigen, löschen oder deren
Verarbeitung einschränken. Soweit eine betroffene Person sich diesbezüglich unmittelbar an den
Auftragsverarbeiter wendet, wird der Auftragsverarbeiter dieses Ersuchen unverzüglich an den
Verantwortlicher weiterleiten.

4.2.
Der Auftragsverarbeiter wird die Daten des Verantwortlichen nach dem Ende der Lizenzvereinbarung
vollständig löschen.

5. Qualitätssicherung und sonstige Pflichten des Auftragsverarbeiters

Der Auftragsverarbeiter hat zusätzlich zu der Einhaltung der Regelungen dieses Auftrags gesetzliche
Pflichten gemäß Art. 28 bis 33 DS-GVO; insofern gewährleistet er insbesondere die Einhaltung
folgender Vorgaben:

a. Datenschutzverantwortlicher beim Auftragnehmer ist Herr Thomas Ehrhardt, Geschäftsführer
SoftVer GmbH, Telefon: 06027-1219051, E-Mail: t.ehrhardt@softver.de. Ein Wechsel des
Datenschutzverantwortlichen ist dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen.

b. Die Wahrung der Vertraulichkeit gemäß Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. b, 29, 32 Abs. 4 DS-GVO. Der
Auftragsverarbeiter setzt bei der Durchführung der Arbeiten nur Beschäftigte ein, die auf die
Vertraulichkeit verpflichtet und zuvor mit den für sie relevanten Bestimmungen zum Datenschutz
vertraut gemacht wurden. Der Auftragsverarbeiter und jede dem Auftragsverarbeiter unterstellte
Person, die Zugang zu personenbezogenen Daten hat, dürfen diese Daten ausschließlich entsprechend
der Weisung des Verantwortlichen verarbeiten einschließlich der in diesem Vertrag eingeräumten
Befugnisse, es sei denn, dass sie gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet sind.

c. Die Umsetzung und Einhaltung aller für diesen Auftrag erforderlichen technischen und
organisatorischen Maßnahmen gemäß Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. c, 32 DS-GVO (Einzelheiten in Anlage 1).

d. Der Verantwortliche und der Auftragsverarbeiter arbeiten auf Anfrage mit der Aufsichtsbehörde bei
der Erfüllung ihrer Aufgaben zusammen.

e. Die unverzügliche Information des Verantwortlichen über Kontrollhandlungen und Maßnahmen der
Aufsichtsbehörde, soweit sie sich auf diesen Auftrag beziehen. Dies gilt auch, soweit eine zuständige
Behörde im Rahmen eines Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahrens in Bezug auf die Verarbeitung
personenbezogener Daten bei der Auftragsverarbeitung beim Auftragsverarbeiter ermittelt.

f. Soweit der Verantwortliche seinerseits einer Kontrolle der Aufsichtsbehörde, einem
Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahren, dem Haftungsanspruch einer betroffenen Person oder
eines Dritten oder einem anderen Anspruch im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung beim
Auftragsverarbeiter ausgesetzt ist, hat ihn der Auftragsverarbeiter nach besten Kräften zu
unterstützen.

g. Der Auftragsverarbeiter kontrolliert regelmäßig die internen Prozesse sowie die technischen und
organisatorischen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass die Verarbeitung in seinem
Verantwortungsbereich im Einklang mit den Anforderungen des geltenden Datenschutzrechts erfolgt
und der Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet wird.
Nachweisbarkeit der getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen gegenüber dem
Verantwortlichen im Rahmen seiner Kontrollbefugnisse nach Ziffer 7 dieses Vertrages.

6. Unterauftragsverhältnisse

a. Als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieses Vertrags sind solche Dienstleistungen zu verstehen,
die sich unmittelbar auf die Erbringung der Hauptleistung beziehen. Nicht hierzu gehören
Nebenleistungen, die der Auftragsverarbeiter z.B. als Telekommunikationsleistungen, Post-
/Transportdienstleistungen, Wartung und Benutzerservice oder die Entsorgung von Datenträgern
sowie sonstige Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und
Belastbarkeit der Hard- und Software von Datenverarbeitungsanlagen in Anspruch nimmt. Der
Auftragsverarbeiter ist jedoch verpflichtet, zur Gewährleistung des Datenschutzes und der
Datensicherheit der Daten des Verantwortlichen auch bei ausgelagerten Nebenleistungen
angemessene und gesetzeskonforme vertragliche Vereinbarungen sowie Kontrollmaßnahmen zu
ergreifen.

b. Die Auslagerung auf Unterauftragsverarbeiter oder der Wechsel der bestehenden genehmigten
Unterauftragsverarbeiter sind zulässig, soweit der Auftragsverarbeiter eine solchen Einschaltung von
Unterauftragsverarbeitern dem Verantwortliche eine angemessene Zeit vorab schriftlich oder in
Textform anzeigt und der Verantwortliche nicht bis zum Zeitpunkt der Übergabe der Daten gegenüber
dem Auftragsverarbeiter schriftlich oder in Textform Einspruch gegen die geplante Auslagerung erhebt
und eine vertragliche Vereinbarung nach Maßgabe des Art. 28 Abs. 2-4 DS-GVO zugrunde gelegt wird.
Im Falle des Einspruchs des Verantwortlichen steht dem Auftragsverarbeiter ein außerordentliches
Kündigungsrecht sowohl hinsichtlich dieser Vereinbarung als auch bezüglich der
Leistungsvereinbarung zu.

c. Der Verantwortliche stimmt der Beauftragung der in der Anlage 2 vor Beginn der Verarbeitung
mitgeteilten Unterauftragnehmer zu unter der Bedingung einer vertraglichen Vereinbarung nach
Maßgabe des Art. 28 Abs. 2-4 DS-GVO zu.

d. Erbringt der Unterauftragnehmer die vereinbarte Leistung außerhalb der EU/des EWR stellt der
Auftragsverarbeiter die datenschutzrechtliche Zulässigkeit durch entsprechende Maßnahmen sicher.

e. Der Auftragnehmer wird vom Auftraggeber ermächtigt im Namen und mit Vollmacht des
Auftraggebers „Standard Contract Clauses (Processors, Beschluss der EU-Kommission vom 05.02.2010,
(2010/87/EU) – genannt Standardvertrag)“ mit den Auftragsverarbeiter des Auftragsverarbeiters
(Datenimporteur), die die Leistung außerhalb der EU/des EWR erbringen, und die nicht von der EU
Kommission per Angemessenheitsbeschluss als sicheres Drittland deklariert wurden, für den
Auftraggeber abzuschließen.

f. Die Weitergabe von personenbezogenen Daten des Verantwortlichen an den
Unterauftragsverarbeiter und dessen erstmaliges Tätigwerden sind erst mit Vorliegen aller
Voraussetzungen für eine Unterbeauftragung gestattet.

7. Drittanbieter

Wir bieten Kooperationen mit externen Partnern an (Details siehe AGBs). Der Verantwortliche schließt
mit diesen Partnern direkt Lizenzverträge und Verträge zur Auftragsverarbeitung ab. Stimmt der
Auftraggeber der Datenübertragung an diese Partner zu, werden die Daten vom Auftragnehmer
übertragen.

8. Kontrollrechte des Verantwortlichen

a. Der Verantwortliche hat nach Vorankündigung das Recht, die Einhaltung der über die
datenschutzrechtlichen Prozesse und der vertraglichen Vereinbarung durch den Auftragsverarbeiter
oder das externe Rechenzentrum/den Unterauftragsverarbeiter zu kontrollieren. Dies kann entweder
durch die Einholung von Auskünften oder die Vorlage von aktuellen Testaten, Berichten oder
Berichtsauszügen unabhängiger Instanzen (z.B. Wirtschaftsprüfer, Revision,
Datenschutzverantwortlichen) oder durch eine geeignete Zertifizierung mittels IT-Sicherheits- oder
Datenschutzaudit erfolgen. Der Auftragsverarbeiter verpflichtet sich, dem Verantwortliche auf
Anforderung die zur Wahrung seiner Verpflichtung zur Auftragskontrolle erforderlichen Auskünfte zu
geben und die entsprechenden Nachweise verfügbar zu machen.

b. Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass sich der Verantwortlicher von der Einhaltung der Pflichten
des Auftragsverarbeiters nach Art. 28 DS-GVO überzeugen kann. Der Auftragsverarbeiter verpflichtet
sich, dem Verantwortlicher auf Anforderung die erforderlichen Auskünfte zu erteilen und
insbesondere die Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen nachzuweisen.

9. Mitteilung bei Verstößen des Auftragsverarbeiters

a. Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen bei der Einhaltung der in den Artikeln 32
bis 36 der DS-GVO genannten Pflichten zur Sicherheit personenbezogener Daten, Meldepflichten bei
Datenpannen, Datenschutz-Folgeabschätzungen und vorherige Konsultationen. Hierzu gehören u.a.
• die Sicherstellung eines angemessenen Schutzniveaus durch technische und organisatorische
Maßnahmen, die die Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie die prognostizierte
Wahrscheinlichkeit und Schwere einer möglichen Rechtsverletzung durch Sicherheitslücken
berücksichtigen und eine sofortige Feststellung von relevanten Verletzungsereignissen
ermöglichen
• die Verpflichtung, Verletzungen personenbezogener Daten unverzüglich an den Verantwortlicher
zu melden
• die Verpflichtung, dem Verantwortlicher im Rahmen seiner Informationspflicht gegenüber dem
Betroffenen zu unterstützen und ihm in diesem Zusammenhang sämtliche relevante
Informationen unverzüglich zur Verfügung zu stellen
• die Unterstützung des Verantwortlichen für dessen Datenschutz-Folgenabschätzung
• die Unterstützung des Verantwortlichen im Rahmen vorheriger Konsultationen mit der
Aufsichtsbehörde

b. Für Unterstützungsleistungen, die nicht in der Leistungsbeschreibung enthalten oder nicht auf ein
Fehlverhalten des Auftragsverarbeiters zurückzuführen sind, kann der Auftragsverarbeiter eine
Vergütung beanspruchen.

10. Weisungsbefugnis des Verantwortlichen

a. Mündliche Weisungen bestätigt der Verantwortliche unverzüglich (mind. Textform).

b. Der Auftragsverarbeiter hat den Verantwortlichen unverzüglich zu informieren, wenn er der
Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen Datenschutzvorschriften. Der Auftragsverarbeiter ist
berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange auszusetzen, bis sie durch den
Verantwortlichen bestätigt oder geändert wird.

11. Löschung von personenbezogenen Daten

a. Kopien oder Duplikate der Daten werden ohne Wissen des Verantwortlichen nicht erstellt. Hiervon
ausgenommen sind Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen
Datenverarbeitung erforderlich sind, sowie Daten, die im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher
Aufbewahrungspflichten erforderlich sind.

b. Nach Abschluss der vertraglich vereinbarten Arbeiten oder früher nach Aufforderung durch den
Verantwortlicher – spätestens mit Beendigung der Leistungsvereinbarung – hat der
Auftragsverarbeiter sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und
Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen,
nach vorheriger Zustimmung datenschutzgerecht zu vernichten. Gleiches gilt für Test- und
Ausschussmaterial. Das Protokoll der Löschung ist auf Anforderung vorzulegen. Für die Löschung der
Daten in der Applikation gilt Nr. 4.

c. Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung
dienen, sind durch den Auftragsverarbeiter entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen über
das Vertragsende hinaus aufzubewahren. Er kann sie zu seiner Entlastung bei Vertragsende dem
Verantwortlichen übergeben.

12. Schlussbestimmungen

a. Änderungen und Ergänzungen dieser Vertragsregelung und all ihrer Bestandteile, einschließlich
etwaiger Zusicherungen des Auftragsverarbeiters, bedürfen einer schriftlichen Vereinbarung und des
ausdrücklichen Hinweises darauf, dass es sich um eine Änderung bzw. Ergänzung dieser
Vertragsregelung handelt. Dies gilt auch für den Verzicht auf dieses Formerfordernis.

b. Sollten einzelne Teile dieser Vertragsregelung unwirksam sein, so berührt dies die Wirksamkeit der
Vertragsregelung im Übrigen nicht. An Stelle der unwirksamen Bestimmung soll eine Bestimmung
vereinbart werden, die dem von den Partnern hiermit verfolgten wirtschaftlichen Zweck möglichst
nahekommt. Entsprechendes gilt im Falle einer Regelungslücke.

c. Diese Vertragsregelung unterliegt ausschließlich dem formellen und materiellen Recht der
Bundesrepublik Deutschland. Die Anwendung des internationalen Privatrechts sowie des einheitlichen
UN-Kaufrechts (CISG) wird ausdrücklich ausgeschlossen.

d. Diese Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO tritt mit Bestätigung des
Bestellprozesses in Kraft.

Anlage 1: Technische und organisatorische Maßnahmen

1. Vertraulichkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DS-GVO)

a. Zutrittskontrolle

• Geschäftsräume:
i. Jeder Mitarbeiter kann den elektrischen Türöffner via PIN öffnen.
ii. Das Gebäude wird videoüberwacht.
• Rechenzentrumsräume:
i. SoVx Kundendaten werden in Rechenzentren der Strato AG verarbeitet und
gespeichert
ii. Technische und organisatorische Maßnahmen bei der Strato AG sind in Anlage 3
zu diesem Vertrag aufgeführt
b. Zugangskontrolle:
• Der Benutzer- und Administratorzugriff auf das SoVx System beruht auf einem
rollenbasierten Zugriffsberechtigungsmodell. Jeder Nutzer erhält eine eindeutige ID, um
sicherzustellen, dass alle Systemkomponenten nur von berechtigten Benutzern und
Administratoren genutzt werden können.
• Bei SoVx gilt das Prinzip der Minimalberechtigung. Jeder Benutzer erhält nur die
Zugriffsrechte, die erforderlich sind, um seine vertraglichen Tätigkeiten durchzuführen.
Für die Einräumung von Zugriffsrechten über die Minimalberechtigung hinaus, muss eine
entsprechende Berechtigung vorliegen.
• Einsatz von Firewallsystemen, Virenscanner und Intrusion Detection Systemen auf SoVx
Serversystemen.
• Der Zugriff auf SoVx Serversysteme erfolgt SSH-verschlüsselt.
c. Zugriffskontrolle:
• Zugriffsberechtigung auf SoVx Produktivsysteme ist auf einen kleinen Kreis von
Mitarbeitern (“Administratoren”) beschränkt.
• Alle Zugriffe auf SoVx Produktivsysteme durch Administratoren werden mit User-ID und
Zeitstempel protokolliert.
• Für Admin-Zugriffe durch Dienstleister (Strato AG): Siehe Technische und
organisatorische Maßnahmen bei der Strato AG in Anlage 3 zu diesem Vertrag.
d. Trennungskontrolle:
• Datensätze unterschiedlicher SoVx Kunden werden in einer einheitlichen Datenbank
speziell markiert (SalesID, CompanyID, softwareseitige Mandantenfähigkeit).
• Unterschiedliche Domains und SSL-Zertifikate für Test- und Produktivsysteme

2. Integrität (Art. 32 Abs. 1 lit. b DS-GVO)

a. Weitergabekontrolle:
Kein unbefugtes Lesen, Kopieren, Verändern oder Entfernen bei elektronischer Übertragung oder
Transport, z.B.: Verschlüsselung, Virtual Private Networks (VPN), elektronische Signatur;

b. Eingabekontrolle
Audit-Log als Feature in SoVx, in dem Eingaben durch Kunden protokolliert werden.

3. Verfügbarkeit und Belastbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DS-GVO)

a. Verfügbarkeitskontrolle
• Es werden regelmäßig automatische Sicherungskopien und Backups aller SoVx
Kundendaten erstellt.
• Zur Ausstattung der Rechenzentren von Hosteurope, vgl. Technische und organisatorische
Maßnahmen bei Hosteurope in Anlage 3 zu diesem Vertrag
b. Rasche Wiederherstellbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. c DS-GVO):
• Backups werden regelmäßig auf Wiedereinspielbarkeit geprüft

4. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung

(Art. 32 Abs. 1 lit. d DS-GVO; Art. 25 Abs. 1 DS-GVO)

a. Für sämtliche Produkte von der SoftVer GmbH in denen personenbezogenen Daten verarbeitet
werden, gibt es einen Datenschutzverantwortlichen.

b. Die SoftVer GmbH verfügt über ein Datenschutzmanagementsystem. Mit entsprechender Planung
zu Maßnahmen zum Umgang mit Chancen/Risiken und die Ausstattung mit angemessenen
Ressourcen, Kompetenzen, Awareness und Kommunikation. Die Überwachung, Messung, Analyse und
Bewertung, zusammen mit internen Audits und Managementbewertungen finden zur fortlaufenden
Verbesserung des Managementsystems kontinuierlich statt. Das Managementsystem des
Auftragsverarbeiter ist bei den Hostern integriert.

c. Dediziertes Incident-Response-Management für SoVx (Vgl. §3)

d. Datenschutzfreundliche Voreinstellungen (Art. 25 Abs. 2 DS-GVO)

e. Auftragskontrolle:
• Keine Auftragsdatenverarbeitung im Sinne von Art. 28 DS-GVO ohne entsprechende
Weisung des Verantwortlichen
• Klare, eindeutige Weisungen
• Verhinderung von Zugriffen unbefugter Dritter auf die Daten
• Verbot, Daten in unzulässiger Weise zu kopieren
• Vereinbarungen über Art des Datentransfers und deren Dokumentation
• Kontrollrechte durch den Auftraggeber
• Vereinbarung von Vertragsstrafen
• strenge Auswahl der Dienstleister
• Nachkontrollen

Anlage 2: Unterauftragsverarbeiter

Der Verantwortliche stimmt der Beauftragung der nachfolgenden Unterauftragsverarbeiter zu unter
der Bedingung einer vertraglichen Vereinbarung nach Maßgabe des Art. 28 Abs. 2-4 DSGVO:

1. Strato AG

a. Anschrift: Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin
b. Leistung:
• Hosting und Betriebsaufgaben für alle SoVx Versionen unter https://sovx.de
• Interne und externe Kommunikation über E-Mail

2. WIX.com Inc.

a. Anschrift: 6350671, Nemal Tel Aviv St 40, Telavive, Israel
b. Leistung:
• Öffentliche Homepageerstellung mit Analysefunktionen für https://softver.de

2. Google Ireland Limited

a. Anschrift: Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland
b. Leistung:
• Google Ads für Marketingzwecke

• Google reCAPTCHA für das Kontaktformular auf https://softver.de
• YouTube Erklärvideos

Anlage 3: Technische und organisatorische Maßnahmen der Unterauftragsverarbeiter

1. Technische und organisatorische Maßnahmen der Strato AG

https://www.strato.de/agb/tom/

2. Einhaltung der PCI-Bestimmungen von Wix.com, Inc

https://support.wix.com/de/article/sicherheit-im-rechnungsverkehr-bei-wix-und-einhaltung-der-pci-
bestimmungen

3. Google Ads und die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

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So trägt Google zu Datenschutz und Sicherheit in Ihrer Organisation bei

https://support.google.com/a/answer/60762?hl=de